Etiketten & Drucker (Videntis)

Videntis kann für Archivdatensätze und einzelne Dateien Etiketten erzeugen — als PDF zum selbst Ausdrucken oder direkt auf einem im Netzwerk erreichbaren Etikettendrucker. Dieses Kapitel beschreibt die drei zusammengehörigen Verwaltungsseiten: Etikettenformate, Drucker und Druckwarteschlange, alle zu finden unter Verwalten.

Etikettenformate

Unter Verwalten → Etikettenformate legen Sie fest, wie ein Etikett aussieht: Seiten-/Etikettengröße, Spaltenanzahl, Schriftgröße, ob QR-Code und Barcode angezeigt werden, und wohin das Ergebnis geht.

Ein Format ist entweder ein Bogen (mehrere Etiketten auf einer Seite, z. B. A4 mit 3 Spalten für den Bürodrucker) oder eine Rolle (ein Etikett pro Seite, exakt in der physischen Größe des Etikettendruckers, z. B. 62×29 mm für einen Brother-QL-Drucker). Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Formats zeigt ein Live-Vorschau-Bereich direkt im Dialog, wie das Etikett mit den aktuell eingegebenen Maßen aussehen würde, inklusive der Maßangaben in Millimetern — Änderungen an Breite, Höhe, Spaltenanzahl oder Schriftgröße wirken sich sofort auf die Vorschau aus.

Es muss immer genau ein Format als Standard markiert sein — dieses wird verwendet, wenn beim Drucken kein Format explizit ausgewählt wird. Das zuletzt verbleibende Format kann nicht gelöscht werden.

Ausgabeart

Für die Ausgabeart Netzwerkdrucker muss dem Format mindestens ein Drucker zugewiesen werden (Mehrfachauswahl). Das ist deswegen ein eigener Schritt, weil ein Archiv mehrere baugleiche Drucker besitzen kann — etwa drei Etikettendrucker desselben Modells, verteilt auf verschiedene Räume. Das Format legt fest, welche Drucker infrage kommen; welcher davon tatsächlich verwendet wird, wählt die druckende Person erst beim Drucken selbst in einer Dropdown-Liste.

Drucker

Unter Verwalten → Drucker verwalten Sie die im Netzwerk verfügbaren Etikettendrucker. Jeder Drucker ist ein eigener Eintrag mit eigener CUPS-Verbindung — es gibt keine einzige, geteilte Druckerkonfiguration für die ganze Installation.

Wie ein CUPS-Server dafür bereitgestellt wird, beschreibt das Kapitel CUPS-Server einrichten im Systemadministrations-Handbuch.

Über den Button Verbindung testen prüft Videntis, ob der angegebene CUPS-Server erreichbar ist und die angegebene Warteschlange dort tatsächlich existiert (lpstat -p) — praktisch, um eine Fehlkonfiguration sofort zu erkennen, ohne extra ein Testetikett zu drucken.

Zugriff beschränken

Standardmäßig darf jede Person, die überhaupt Etiketten drucken darf (Berechtigung „Videntis exportieren”), jeden konfigurierten Drucker verwenden. Für einzelne Drucker lässt sich das einschränken — sinnvoll etwa für einen Drucker in einem Sperrbereich oder mit besonders teurem Etikettenmaterial, das nicht versehentlich verbraucht werden soll.

Unter Zugriff beschränken auf Nutzer und Zugriff beschränken auf Rollen können Sie gezielt Personen bzw. Rollen freigeben. Sobald mindestens ein Eintrag in einer der beiden Listen steht, ist der Drucker nur noch für die dort genannten Nutzer oder Rollen sichtbar und nutzbar — alle anderen sehen ihn beim Drucken gar nicht erst in der Dropdown-Liste. Bleiben beide Listen leer, ist der Drucker uneingeschränkt für alle mit Druckberechtigung nutzbar. Mitglieder mit der Berechtigung „Superuser” können unabhängig von dieser Einschränkung immer auf jeden Drucker zugreifen.

Druckwarteschlange

Jeder Druckauftrag, der nicht als einzelnes Etikett sofort erzeugt wird (also jede Mehrfachauswahl — z. B. “Sichtbare Datensätze als Etiketten drucken” oder “Alle Dateien eines Datensatzes drucken”), läuft über eine Hintergrundwarteschlange. Unter Verwalten → Druckwarteschlange sehen Sie den Status dieser Aufträge: Ausstehend, In Bearbeitung, Fertig oder Fehlgeschlagen — bei fehlgeschlagenen Aufträgen zusätzlich die konkrete Fehlermeldung, etwa wenn ein Netzwerkdrucker nicht erreichbar war.

Ein fertiger Auftrag lässt sich direkt aus der Liste als PDF herunterladen — auch dann, wenn das zugehörige Format als Ausgabeart „Netzwerkdrucker” hatte, da Videntis die erzeugte PDF-Datei zusätzlich zum eigentlichen Druckvorgang aufbewahrt (praktisch als Nachdruck-Möglichkeit). Sobald ein Auftrag fertig oder fehlgeschlagen ist, wird die anfordernde Person zusätzlich per Benachrichtigung (und, falls E-Mail-Versand aktiviert ist, per E-Mail) informiert.

Sichtbarkeit: Wer nur die Berechtigung „Videntis exportieren” besitzt, sieht in der Druckwarteschlange ausschließlich die eigenen Aufträge. Wer zusätzlich „Drucker verwalten” besitzt (oder Superuser ist), sieht die Warteschlange aller Nutzer — praktisch, um bei einem klemmenden oder dauerhaft fehlschlagenden Drucker den Überblick zu behalten, ohne jede betroffene Person einzeln fragen zu müssen.

Benötigte Berechtigungen